A polgármesteri hivatal ügyrendje

Újkígyós Város Önkormányzat polgármestere, Csabaszabadi Község Önkormányzat polgármestere és Telekgerendás Község Önkormányzat polgármestere és Újkígyósi Közös Önkormányzati Hivatal jegyzője a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdése j) pontjában kapott felhatalmazás alapján az Újkígyósi Közös Önkormányzati Hivatal Ügyrendjét az alábbiak szerint állapítja meg:

I. A hivatal  jogállása, irányítása

1. A hivatal elnevezése:         Újkígyósi Közös Önkormányzati Hivatal

Székhelye:                             5661 Újkígyós, Kossuth u. 41. (Városháza)

Kirendeltségei:

Újkígyósi Közös Önkormányzati Hivatal Csabaszabadi Kirendeltsége

5609 Csabaszabadi, Apácai utca 6.

Újkígyósi Közös Önkormányzati Hivatal Telekgerendási Kirendeltsége

5676 Telekgerendás, Dózsa György utca 13.

Működési területei:

Újkígyós, Csabaszabadi és Telekgerendás közigazgatási területe

2. A hivatal jogállása:

A hivatal önálló jogi személy, saját költségvetési előirányzata keretében működik költségvetési szervként.

3. A hivatal irányítása

1. Az újkígyósi polgármester a csabaszabadi és a telekgerendási polgármesterek véleményének kikérésével a jegyző útján irányítja a közös hivatalt, meghatározza a hivatal feladatait, javaslatot tesz a hivatal munkarendjére, ügyfélfogadási rendjére, szabályozza a kiadmányozás rendjét.
2. A jegyző vezeti a közös hivatalt, szervezi a közös hivatal munkáját.

4. Munkáltatói jogok gyakorlása:

A munkáltatói jogokat a közös hivatal köztisztviselői tekintetében a jegyző gyakorolja. A telekgerendási kirendeltség-vezető tekintetében az egyéb munkáltatói jogokat Telekgerendás polgármesterével együtt, a csabaszabadi ügyintéző tekintetében az egyéb munkáltatói jogokat Csabaszabadi polgármesterével együtt gyakorolja. A kinevezéshez, vezetői megbízáshoz, felmentéshez, vezetői megbízás visszavonásához, jutalmazáshoz a munkavégzés helye szerinti polgármester egyetértése szükséges.

II. A hivatal működése

1. A hivatal szervezeti tagozódását, munkarendjét és ügyfélfogadási rendjét az Ügyrend 1. melléklete szabályozza.

2. Postabontás, postázás, ügykezelés

Az iktatott ügyiratokat mind a székhelyen, mind a kirendeltségeken – a hatályos ügykezelési szabályzat szerint – a kijelölt ügyintézők kezelik.

A postabontás és az iratok ügyintézőre való szignálása a székhelyen az újkígyósi polgármester és a jegyző együttes feladata, akadályoztatásuk esetén az aljegyző végzi. A kirendeltségeken ezen feladatokat a polgármesterek és a jegyző (vagy az általa megbízott személy) végzi.

3. A helyettesítés rendje

A Képviselő-testület megbízásából a jegyzőt távollétében az aljegyző, Telekgerendás esetében a kirendeltség-vezető teljes jogkörrel helyettesíti. A hivatal dolgozói a munkaköri leírásban foglaltak szerint helyettesítik egymást.

4. Kötelezettségvállalás, utalványozás, bankszámla feletti rendelkezési jog

5.1.1 Kötelezettségvállalásra a Közös Hivatal vonatkozásában – a jogszabályban és az SZMSZ-ben meghatározott korlátozással és módon – az újkígyósi jegyző jogosult a pénzügyi vezető ellenjegyzése mellett.

(Az ellenjegyzés során vizsgálni kell, hogy a vállalt kötelezettség kiegyenlítésére van-e fedezet, a kötelezettségvállalás szükséges-e és az gazdaságosnak, szabályszerűnek ítélhető-e).

5.1.2 Kötelezettségvállalásra az Újkígyós Város Önkormányzata vonatkozásában – a jogszabályban meghatározott korlátozással és módon – az újkígyósi polgármester jogosult a pénzügyi vezető ellenjegyzése mellett.

5.1.3 Kötelezettségvállalásra Csabaszabadi Kirendeltség vonatkozásában – a jogszabályban meghatározott korlátozással és módon – Csabaszabadi polgármestere jogosult a pénzügyi vezető ellenjegyzése mellett.

5.1.4 Kötelezettségvállalásra a Telekgerendási Kirendeltség vonatkozásában – a jogszabályban meghatározott korlátozással és módon – a telekgerendási kirendeltség-vezető jogosult a gazdálkodási előadó ellenjegyzése mellett.

5.2 Az önkormányzatok bankszámlái feletti rendelkezési jog:

5.2.1 Újkígyós Város Önkormányzatának bankszámlái felett az újkígyósi polgármester, a jegyző, az aljegyző, a pénzügyi osztályvezető valamelyikének együttes aláírásával;

5.2.2 A közös hivatal bankszámlái felett az újkígyósi polgármester, a jegyző, az aljegyző, a pénzügyi osztályvezető valamelyikének együttes aláírásával;

5.2.3 Csabaszabadi Kirendeltségen a csabaszabadi polgármester és a jegyző vagy az alpolgármester; vagy a csabaszabadi polgármester vagy alpolgármester és a jegyző által megbízott kirendeltségi köztisztviselő aláírásával érvényes.

5.2.4 Telekgerendási Kirendeltségen a telekgerendási polgármester és a jegyző vagy a kirendeltség-vezető, vagy a telekgerendási polgármester és a jegyző által megbízott köztisztviselő aláírásával érvényes.

5.3A pénzügyi készlet- és állóeszköz-gazdálkodással kapcsolatos jogosultságok:

1. Közös hivatal tekintetében a jegyző vállal kötelezettséget a pénzügyi vezető ellenjegyzése mellett.

1. Csabaszabadi Község Önkormányzata tekintetében a csabaszabadi polgármester – távollétében az alpolgármester – vállal kötelezettséget a pénzügyi vezető ellenjegyzése mellett.

1. Telekgerendás Község Önkormányzata tekintetében a telekgerendási polgármester – távollétében az alpolgármester – vállal kötelezettséget a jegyző vagy a kirendeltség-vezető ellenjegyzése mellett.

1. Újkígyós Város Önkormányzata tekintetében az újkígyósi polgármester – távollétében az alpolgármester – vállal kötelezettséget a jegyző ellenjegyzése mellett.

1. A bizonylatot kiállító pénzügyi ügyintéző végzi az utalványozás érvényesítését. (Utalványozás előtt kifizetést teljesíteni nem lehet, az utalványozó köteles vizsgálni, hogy a megrendelés, a kötelezettségvállalás szabályszerű volt-e, biztosított-e a fedezet, a kifizetés nem ütközik-e jogszabályba).

6.) A számfejtés Telekgerendás esetében a Telekgerendáson kijelölt pénzügyi ügyintéző, Újkígyós, és Csabaszabadi vonatkozásában a jegyző által kijelölt a pénzügyi ügyintéző feladata.

7.) Munkateljesítést Újkígyós Önkormányzat esetében a műszaki csoportvezető, a Csabaszabadi Önkormányzat esetében a polgármester által kijelölt személy (a szervezeten belüli ügyintéző) végzi, a Telekgerendási Kirendeltség esetében a titkársági előadó igazolhat.

8.) A házipénztári szabályzat, bizonylati szabályzat, a leltározási szabályzat és a selejtezési szabályzat szerinti munkák szervezése, irányítása és ezek éves ellenőrzése Újkígyós és Csabaszabadi tekintetében a pénzügyi osztályvezető feladata, a Telekgerendási Kirendeltség esetében a kirendeltség-vezető feladata.

III. A hivatal szervezete

1. A hivatal létszáma: 25 fő főállású köztisztviselő

2. A hivatal feladatait – az SZMSZ szabályainak megfelelően – az alábbi szervezeti tagozódásban és létszámmal látja el:

Jegyző:                                                   1 fő

       Műszaki csoport                            2 fő

       Adócsoport                                     2 fő

Aljegyző:                                                1 fő

       Igazgatási osztály:                         6 fő

Pénzügyi osztályvezető:                       1 fő

       Pénzügyi osztály:                            5 fő

            Csabaszabadi Kirendeltség:                  1 fő

            Telekgerendási Kirendeltség:

                   kirendeltség-vezető                           1 fő

                   ügyintézők:                                          5 fő

            Összesen:                                               25 fő

3. Az osztályok és a Telekgerendási Kirendeltség mellérendeltségi viszonyban állnak egymással. A Csabaszabadi kirendeltségnél jelentkező hatósági feladatokat a székhely-települési osztályok ügyintézői látják el a jegyző utasítása szerint.

A Hivatalt a jegyző vezeti, a hivatal által ellátandó feladatokért felel. Az Igazgatási osztály élén az aljegyző, a Pénzügyi osztály élén pénzügyi osztályvezető áll, akik elsősorban az osztályok által ellátandó feladatok zavartalan teljesítésért felelnek. A kirendeltségeket a jegyző közvetlenül vezeti, fogadónapon kívül a jegyzőt Csabaszabadi település esetében – a jegyző által meghatározott körben – a kirendeltségen dolgozó köztisztviselő helyettesíti, Telekgerendás településen – a munkáltatói jogkör kivételével – a kirendeltség-vezető helyettesíti.

4. A közös hivatal köztisztviselői soron kívül kötelesek fogadni az országgyűlési képviselőt, a volt polgármestereket, a Békés Megyei Képviselő-testület tagját és a helyi képviselőket, bizottsági tagokat.

A közös hivatal általános feladatai

A székhelyen a jegyző által megbízott köztisztviselő biztosítja az Újkígyós Város Önkormányzat és bizottságainak, valamint az Újkígyósi Román  Nemzetiségi Önkormányzat és az Újkígyósi Roma Nemzetiségi Önkormányzatok működési feltételeit és gondoskodik a feladatok ellátásáról.

Csabaszabadi Kirendeltség esetében Csabaszabadi Önkormányzat, a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat és valamennyi bizottság munkáját a kirendeltségen dolgozó ügyintéző segíti és felel az adminisztrációért.

Telekgerendási Kirendeltség esetében Telekgerendási Önkormányzat, a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat és valamennyi bizottság munkáját a kirendeltség-vezető segíti és felel az adminisztrációért.

A hivatali szervezeten belüli munkamegosztás

Az osztályok az SZMSZ-ben meghatározott feladatokon túl az alábbi főbb feladatok ellátását biztosítják:

Igazgatási osztály:

– anyakönyvi feladatok Újkígyós és Csabaszabadi vonatkozásában,

– népesség-, lakcímnyilvántartással kapcsolatos feladatok,

– igazgatásrendészeti feladatok segítése,

– hatósági bizonyítványok és igazolványok kiadása,

– szociális feladatok Újkígyós és Csabaszabadi vonatkozásában,

– sport ügyek, művelődésügyi feladatok,

– ügyiratkezelés,

– foglalkoztatáspolitikai feladatok (munkanélküliek ellátásával kapcsolatos feladatok)

    – vállalkozással és kereskedelemmel összefüggő feladatok,

    – lakásügyek, helyiséggazdálkodással kapcsolatos feladatok,

– birtokvitákkal kapcsolatos ügyek intézése Újkígyós és Csabaszabadi vonatkozásában,

– a Képviselő-testület, a bizottságok és tisztségviselők működésével kapcsolatban felmerült adminisztrációs feladatok ellátása Újkígyós esetében.

Pénzügyi osztály:

– költségvetési és pénzügyi feladatok Újkígyós és Csabaszabadi vonatkozásában,

– a személyzeti ügyek adminisztrációs feladatai, munkaüggyel összefüggő feladatok ellátása Újkígyós és Csabaszabadi vonatkozásában,

– önkormányzati vagyonnal kapcsolatos feladatok Újkígyós és Csabaszabadi vonatkozásában,

– pályázatfigyelés és pályázatírás, pályázatgondozás, pályázat lezárás Újkígyós és Csabaszabadi vonatkozásában.

Műszaki csoport:

Újkígyós és Csabaszabadi vonatkozásában:

– építési, közlekedés, vízügyi igazgatási feladatok,

– településfejlesztési, településrendezés feladatok,

– környezet- és természetvédelmi hatósági feladatok,

– ivóvízellátással kapcsolatos feladatok,

– telekgazdálkodással kapcsolatos feladatok,

– önkormányzati vállalkozásból adódó feladatok,

– mezőgazdasági, állategészségügyi, növényvédelmi hatósági feladatok,

– a karbantartó csoport irányításával kapcsolatos feladatok ellátása,

– az önkormányzati vagyon állagának megóvásával, karbantartásával, felújításával kapcsolatos feladatok ellátása.

– közbeszerzési feladatok ellátása,

– beruházási, felújítási, karbantartási feladatok ütemezése, végrehajtásának ellenőrzése,

– mezei őrszolgálat feladatainak koordinálása

– hulladéklerakó telep üzemeltetésével kapcsolatos koordináció,

– katasztrófa elhárítás (PV) tervekkel kapcsolatos adminisztráció.

            Adócsoport:

Újkígyós és Csabaszabadi vonatkozásában:

– adóügyi hatósági feladatok ellátása,

Újkígyós vonatkozásában:

– mezőőri járulék kivetése, nyilvántartása,

– földkifüggesztéssel kapcsolatos feladatok ellátása.

 Telekgerendási Kirendeltség:

A feladatok ellátását közvetlenül Telekgerendás kirendeltség esetében a kirendeltség köztisztviselői végzik, azonban a közös hivatalhoz kapcsolódó jelentések elkészítése (MÁK, KSH, Békés Megyei Kormányhivatal stb.), a költségvetéssel, beszámolóval kapcsolatos tervezés, adatszolgáltatás, a köztisztviselők továbbképzésének megszervezése, szabályzatok elkészítése, valamint a választás lebonyolításával, a katasztrófavédelemmel kapcsolatos koordinációs feladatok elvégzése a jegyző által meghatározott munkamegosztásban a székhely településsel közösen kerül végrehajtásra.

A személyre szóló feladat és hatásköröket, az ügyintézői konkrét feladatokat és hatásköröket az osztályok vezetői, a kirendeltség-vezető és a jegyző a munkaköri leírásban határozza meg.

Az abban nem szereplő feladatokat és hatásköröket – a polgármester részére megállapítottak kivételével – a jegyző közvetlenül gyakorolja.

IV. A közös hivatalnál vagyonnyilatkozat tételi kötelezettséggel járó munkakörök

a) jegyző; aljegyző, pénzügyi osztályvezető, pályázati referens, műszaki csoportvezető

b) Telekgerendási kirendeltség-vezető; Telekgerendási kirendeltség vonatkozásában: a költségvetési és egyéb pénzeszközökkel, az állami és önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás tekintetében döntési jogosultsággal rendelkező, illetőleg a pénzeszközök felhasználására, valamint a gazdálkodás ellenőrzésére jogosult köztisztviselők.

V. Vegyes és záró rendelkezések

1. A székhely működésének dologi feltételeit az újkígyósi Képviselő-testület, a kirendeltségek tekintetében Csabaszabadi és Telekgerendás Képviselő-testületei közösen biztosítják. A jegyző gondoskodik a napi munkavégzéshez szükséges feltételek és eszközök biztosításáról.

2. Az értekezletek rendje:
   1. A székhelyen az újkígyósi polgármester hetente vezetői értekezletet tart, melyre szükség szerint, de évente legalább négy alkalommal Csabaszabadi és Telekgerendás polgármesterei is meghívást kapnak.
   2. A jegyző, valamint a szervezeti egységek vezetői szükség szerint, de legalább kéthetente vezetői megbeszélést tartanak.

A kirendeltségeken a polgármesterek és a jegyző a kirendeltség köztisztviselőivel szükség szerint tart megbeszélést.

3. A szervezeti egység vezetői szükség szerint, de legalább havonta munkamegbeszélést tartanak az osztály tagjainak a feladatok meghatározása érdekében.
4. A jegyző szükség szerint tart apparátusi munkaértekezletet.
5. A dolgozók kötelesek egymással együttműködni.

3. Az apparátus szakmai képzését az aljegyző, a telekgerendási ügyintézők tekintetében a kirendeltség-vezető szervezi.

4. A hivatal dolgozói kötelesek megőrizni minősítéssel védhető közérdekű adatokat.

5. Újkígyós és Csabaszabadi vonatkozásában műszaki csoportvezető gondoskodik a hivatal tűzvédelmi-, munka- és balesetvédelmi feladatainak ellátásáról, Telekgerendás esetében a kirendeltség-vezető feladata.

6. A jegyző megbízhatja a hivatal dolgozóit az Ügyrendben, munkaköri leírásban nem szereplő, de a hivatal tevékenységi körébe tartozó egyéb feladatokkal is. A szervezeti egység vezetők az osztályon dolgozó köztisztviselők tekintetében utasítási joggal rendelkeznek.

7. A jegyző gondoskodik az Ügyrend és mellékletei naprakész állapotáról és arról, hogy az Ügyrendet a köztisztviselők megismerjék.

8. Az Ügyrend mellékletei:
   1. melléklet: Az Újkígyósi Közös Önkormányzati Hivatal munkarendje és ügyfélfogadási rendje

9. Az Ügyrend függelékei:
   1. függelék: Az Újkígyósi Közös Önkormányzati Hivatal szervezeti és működési modellje
   2. függelék:   Kiadmányozási rend a jegyző hatáskörébe tartozó ügyekben

Újkígyós, 2014. november 25.

dr. Csatlós László

jegyző

Az Ügyrenddel a fentiek szerint egyetértünk:

Újkígyós, 2014. december 15.

Szebellédi Zoltán
Újkígyós polgármestere

Csabaszabadi, 2014. november 26.

Szeverényi Attiláné
Csabaszabadi polgármestere

Telekgerendás, 2014. december 17.

Ránkli Ferenc
Telekgerendás polgármestere

Ügyrend 1. melléklete a 16/2014. (XI. 18.) önkormányzati rendelethez

ÚJKÍGYÓSI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL MUNKARENDJE ÉS ÜGYFÉLFOGADÁSI RENDJE

I. Az Újkígyósi Közös Önkormányzati Hivatal szervezeti tagozódása

Az Újkígyósi Közös Önkormányzati Hivatalra háruló hatósági feladatokat Újkígyóson és Csabaszabadi települések az Igazgatási Osztály, a Pénzügyi Osztály, Műszaki csoport és az Adócsoport  látja el a Csabaszabadi településen a kirendeltségen dolgozó egy fő ügyintéző bevonásával. Telekgerendás településen a kirendeltség-vezető és 5 ügyintéző látja el a hivatali feladatokat.

II. Az Újkígyósi Közös Önkormányzati Hivatal munkarendje

A hivatali munkaidő tartama:

 Hétfő                                      7³⁰ órától – 16⁰⁰ óráig

Kedd                                      7³⁰ órától – 16⁰⁰ óráig

Szerda                                     7³⁰ órától – 16⁰⁰ óráig

Csütörtök                                7³⁰ órától – 16⁰⁰ óráig

Péntek                                     7³⁰ órától – 13³⁰ óráig (munkaközi szünet nélkül)

III. A Közös Önkormányzati Hivatal ügyfélfogadási ideje

                               Hétfő                                      8⁰⁰ órától – 16⁰⁰ óráig

Kedd                                        nincs ügyfélfogadás

Szerda                                     8⁰⁰ órától – 16⁰⁰ óráig

Csütörtök                                8⁰⁰ órától – 12⁰⁰ óráig

Péntek                                     8⁰⁰ órától – 12⁰⁰ óráig

KIADMÁNYOZÁSI REND

a jegyző hatáskörébe tartozó ügyekben

A jegyző hatáskörébe tartozó ügyekben a kiadmányozás rendjét az alábbiak szerint szabályozom:

I.A munkáltatói jog gyakorlása során keletkezett iratok kiadmányozása

A jegyző távolléte esetén a munkáltatói jog gyakorlása során keletkezett iratokat, valamint a Magyar Államkincstár felé küldendő jelentéseket, adatközléseket Újkígyóson a jegyző vagy az aljegyző kiadmányozza. Csabaszabadi községben a kiadmányozási jogot – munkáltató jogkör kivételével – a jegyző átruházza a kirendeltségi ügyintézőre.

Telekgerendás településen a kiadmányozási jogot – munkáltatói jogkör kivételével – a jegyző által megbízott kirendeltség-vezető végzi.

II. Az államigazgatási hatósági ügyekben keletkezett iratok kiadmányozásának rendje

1. A jegyző hatáskörébe tartozó ügyekben hozott határozatokat, a felettes hatóságokhoz és más társhatóságokhoz küldött ügyiratokat, átiratokat és jelentéseket – a feladattal megbízott ügyintéző által történt elkészítést követően – Újkígyós és Csabaszabadi tekintetében a jegyző, az aljegyző vagy a pénzügyi tárgyú ügyekben a pénzügyi osztályvezető kiadmányozza. Telekgerendás településen a jegyző által megbízott kirendeltség-vezetőre átruházza – a munkáltatói jogkör kivételével – a kiadmányozási jogot.

2. Az Igazgatási Osztályt az aljegyző vezeti, az Igazgatási Osztálynál felmerülő feladatok esetén:

1. Aljegyző kiadmányozza:
   • a szociális ügyekben keletkezett határozatokat, végzéseket,
   • a közbenső intézkedést célzó iratokat (óvodától, iskolától véleménykérés, munkahelyek megkeresése, gyermek- és felnőtt elhelyezést szolgáló intézményektől véleménykérés, megkeresés stb.),
   • társhatóságokhoz küldött ügyiratokat, átiratokat.

2. hagyatéki leltárt készítő ügyintéző kiadmányozza:

az elkészített hagyatéki leltárt, valamint a közjegyzőhöz írt kísérőlevelet.

3. népességnyilvántartással kapcsolatos ügyintézést, anyakönyvezést végző ügyintéző kiadmányozza:
   • népességnyilvántartással kapcsolatos jelentéseket, átiratokat, adatközlést,
   • az anyakönyvi ügyintézéssel kapcsolatos jelentéseket, adatszolgáltatást, megkereséseket.

3. A pénzügyi osztályvezető kiadmányozza a Magyar Államkincstárhoz és más társhatóságokhoz küldött ügyiratokat, átiratokat, jelentéseket a költségvetési beszámolók és éves tervek kivételével.

4. A Műszaki csoport vezetője kiadmányozza:

– az adó- és értékbizonyítványokat,

A közlekedési, vízügyi, ipari, környezetvédelmi iratokat, különösen:

– a szakhatóságokhoz írt megkereséseket,

– társhatóságokhoz küldött megkeresést, átiratokat,

– a feladatköréhez tartozó szakhatósági véleményt,

– a lakosság részére kiküldött felszólításokat,

– a település közigazgatási területén a fakivágási engedélyt.

Az építésügyi igazgatási iratokat különösen:

– a szakhatóságokhoz írt megkereséseket,

– társhatóságokhoz küldött megkeresést, átiratokat,

– a feladatköréhez tartozó szakhatósági véleményt,

– a lakosság részére küldött felszólításokat.

5.) Valamennyi ügyintéző aláírásra jogosult:

– az előtte lévő ügyben idézés, meghívás kiadása,

– környezettanulmányok,

– helyszíni szemle jegyzőkönyv vonatkozásában.

Szervezeti_és_működési_szabályzat

szmsz_egys._42.oldal.xlsx